de juiste kennis
op het juiste
moment
Grip begint
bij begrijpen

18 september 2019

5 tips om jouw medewerkers te enthousiasmeren bij een software-implementatie

De nieuwe software is gekozen. Eindelijk! Jij bent enthousiast en zit boordevol ideeën. Maar hoe krijg jij je medewerkers mee? Zij zijn het die specifieke kennis in huis hebben en met het nieuwe softwarepakket aan de slag moeten. Betrokkenheid van hen is daarom essentieel voor een succesvolle software-implementatie. Maar hoe zorg jij voor enthousiasme onder je medewerkers en een goede, efficiënte onboarding? Eenvoudig; met deze 5 tips.

Tip 1: kom uit je managementbubbel
Een software-implementatie loopt vaak stuk op hiërarchie. Achter gesloten deuren, in een managementbubbel, stelt de ICT-manager met de directie een plan op. Dit geheel zonder de mening van medewerkers. Daar gaat het mis. Zij zijn het immers die met de nieuwe software moeten werken. Vinden je medewerkers jouw plan niks, dan steunen zij dit niet. Neem hen daarom vanaf dag één mee in je besluitvorming. Luister, co-creëer en voorkom weerstand.

Tip 2: neem de tijd
Mensen houden niet van verandering. Dus ook jouw medewerkers niet. Nieuwe software betekent een nieuwe manier van werken. Daar moeten mensen aan wennen. En dat heeft tijd nodig. Overrompel je medewerkers daarom niet met het nieuws over de implementatie, maar geef hen de kans aan het idee te wennen. Train je medewerkers om met de software te kunnen werken. En geef hen de tijd zich hierin te verdiepen. Zo houden zij grip op de situatie. Dat geeft een gevoel van rust. 

Tip 3: maak het sexy
Niet jij, maar jouw medewerkers moeten straks dag in dag uit met deze nieuwe software aan de slag. Wat maakt dit voor hen aantrekkelijk? Wat zijn voor hen de voordelen? Werken zij straks efficiënter, waardoor ze meer tijd over houden voor leuke zaken? Maak deze aspecten voor je medewerkers inzichtelijk. Bespreek niet allen de voordelen voor de organisatie, maar schep ook een helder beeld van wat de nieuwe software je medewerkers brengt.

Tip 4: laat de ‘big bang’ achterwege
We zeiden het al eerder en we zeggen het nog eens: jouw medewerkers houden niet van verandering. Laat je ‘big bang scenario’ daarom maar achterwege en implementeer in fases. Bied je medewerkers een overgangsfase aan waarin zij stap voor stap overgaan naar de nieuwe software. En stel in deze periode een aanspreekpunt aan ter ondersteuning. Zo kunnen je medewerkers altijd bij iemand terecht voor vragen, maar ook met tips. Zo help je elkaar duurzaam vooruit.

Tip 5: blijf betrokken
Wordt er na de implementatie efficiënter gewerkt of zijn de kosten aanzienlijk verminderd? Kortom; is de software-implementatie een succes? Stop dit dan niet onder stoelen of banken, maar vier het samen met je medewerkers. Bedank hen voor hun bijdrage en vergeet niet: blijf betrokken. Ook na de implementatiefase blijft het systeem nieuw. Houd daarom een oogje in het zeil en vraag je medewerkers ook na een tijdje om advies. Samen kom je verder.

Ben jij benieuwd naar hoe wij jou kunnen helpen bij een software-implementatie? Of wil je meer tips? Neem dan gerust contact met ons op!

Hoe zit het met
jouw workflow?

Wil je weten hoe we de workflow van jouw organisatie kunnen verbeteren? Neem dan contact met me op en ik kom graag jullie organisatie bekijken!

Bas Otting
+31 88 000 65 00 bas@way2connect.nl